Si para recibir una devolución o revisar una venta en Mercado Libre alguien de tu empresa tiene que pedirle un código o una contraseña a otra persona, tu operación depende de quién esté disponible ese día. Los permisos de colaboradores en Mercado Libre y Amazon resuelven eso, porque cada quien entra con su propio usuario y ve solo lo que necesita. Pero si esos usuarios quedan ligados al correo de una persona, el acceso se rompe el día que esa persona cambia de puesto o se va.

Lo vi pasar en mi operación anterior a finales de 2025. Mercado Libre empezó a pedir un código para entregar retiros y devoluciones en el almacén del vendedor, y ese código se consulta en la sección de Ventas de la cuenta. Los fines de semana se lo pasaba al almacén una guardia de las áreas de administración de cuentas y atención al cliente. Cuando esa guardia se eliminó, las jefas de almacén se quedaron sin quién se lo diera, porque no tenían ningún acceso a las cuentas. Algunos sábados el repartidor llegaba con el paquete, no podía entregarlo y tenía que regresar el lunes. Se propuso dejar de recibir los sábados, pero no controlábamos los tiempos de los repartidores y eso les habría causado molestias y pérdidas a ellos.

Decidí darle a cada jefatura de almacén su propio usuario, solo con permiso de Ventas. Antes cambié sus correos, que llevaban el nombre de cada jefa: como ellas rotaban entre almacenes, quedaron por puesto y por almacén. Con las primeras cuentas no hubo problema. La última quedó hasta enero, porque la invitación se abría en un navegador con otra sesión de Mercado Libre iniciada y después caducó. Mientras tanto, los sábados había que preguntarle el código a alguien con acceso, aunque ese día no estuviera trabajando.

Ordenar los accesos así conviene antes de que lo necesites: cuando vas a invitar a alguien nuevo, cuando un puesto rota o cuando vas a darle acceso a alguien externo para operar tu canal.

Cómo organizar los accesos, paso a paso

1. Deja las credenciales principales con el titular

La cuenta, el correo con el que se registró y la contraseña principal son de la empresa, y los guarda el dueño o quien él designe. Nadie debería operar el día a día con esa contraseña. Si alguien la necesita para hacer su trabajo, le falta un usuario propio.

2. Haz la lista de puestos y de lo que cada uno tiene que ver

Anota qué puestos entran a la cuenta y para qué, con la tarea concreta. «El almacén necesita acceso» es muy vago. «La jefatura de almacén tiene que ver el código diario para recibir retiros y devoluciones» ya te dice qué sección hace falta.

Revisa también qué tareas no lo necesitan. Entregar en una agencia de Mercado Libre no pide código, así que ese caso no justificaba darle acceso a nadie.

3. Da el permiso mínimo

Mientras menos permisos tiene un usuario, menos errores puede cometer dentro de la cuenta. Las jefas de almacén solo necesitaban Ventas. No tenían por qué entrar a publicaciones, precios, publicidad ni mensajes con compradores, porque eso lo llevaban otras áreas. Un permiso que nadie necesita abre la puerta a que alguien cambie por error un precio o pause una publicación.

Mercado Libre y Amazon permiten elegir a qué secciones entra cada usuario. Los nombres de los permisos y el procedimiento cambian, así que revísalos en la ayuda vigente de cada plataforma.

4. Liga cada usuario a un puesto, no a una persona

Crea un correo por puesto en el dominio de tu empresa, y si el puesto existe en varios almacenes o sucursales, uno para cada uno: jefatura del almacén 2, jefatura del almacén 3. Quien llega a ese almacén empieza a usar ese correo, y ya no hay que cerrar y abrir sesiones en cada rotación.

Cuando el correo lleva el nombre de la persona, la rotación lo descuadra. A veces el acceso nuevo no se crea y alguien termina trabajando con una cuenta que no lleva su nombre. Eso le causa confusión a esa persona y deja de haber un registro real de quién opera.

Si el puesto entra a varias cuentas, puedes invitar a un alias del mismo correo para cada cuenta. Las invitaciones llegan a una sola bandeja y cada usuario queda identificado por cuenta y por almacén.

5. Acompaña la primera aceptación

Las invitaciones caducan y se aceptan en el navegador donde se abren. Si ese navegador ya tiene iniciada otra sesión de Mercado Libre, la invitación puede terminar ligada a la cuenta equivocada. Pide que se acepte en un navegador sin otra sesión abierta y valida en el momento que el usuario ya ve lo que tiene que ver. En el caso de arriba, el permiso sí se podía dar, pero el proceso se hacía mal al aceptar. Acompañar ese momento habría ahorrado casi tres meses.

6. Deja registro y revísalo en cada movimiento

Escribe qué usuario tiene qué permiso en qué cuenta. Cuando alguien rote, el usuario se queda en el puesto. Si la persona sale de la empresa, cambia la contraseña de ese correo. Ese registro forma parte de documentar la operación: cualquiera puede revisar quién tiene acceso sin depender de la memoria de una sola persona.

¿Cómo sabes que quedó bien?

Nadie tiene que pedirle a otra persona un código o una contraseña para hacer su trabajo, ni siquiera en sábado. Cuando alguien cambia de almacén, no se toca ningún acceso. Y si te preguntan quién puede entrar a tu cuenta y a qué, lo contestas leyendo el registro, no preguntando.

Qué decides tú y qué hacemos nosotros

Quién entra a tu cuenta y con qué permisos lo decides tú. Cuando Zeler Industrial opera un canal, trabaja dentro de tus cuentas con permisos de colaborador, limitados al alcance acordado. Las credenciales principales siguen siendo tuyas, igual que tu inventario, tu marca, tu identidad fiscal y tu cobranza. Si algún día dejamos de operar tu canal, quitas nuestro usuario y la cuenta sigue en tus manos. En cómo trabajamos está el detalle de ese reparto.

Si estás pensando en que alguien externo opere tu canal y quieres saber qué accesos haría falta dar, lo platicamos en el diagnóstico.